Jeśli chcesz się spieszyć z wykonywaniem zadań, to jasne jest, że czasami nie myślisz o przyszłości. Próbując załatwić sprawę od razu, bez zastanawiania się nad kolejnymi krokami, tracimy mnóstwo czasu. Czasami trzeba stracić czas, aby zyskać czas, więc jeśli nie jesteś w ferworze chwili, może to być czas, aby spędzić pół dnia, aby zaoszczędzić tysiące w ciągu roku.
Przygotuj swoje odpowiedzi.
Nie jest rzadkością, że pewne działania są powtarzane w czasie, takie jak e-mail sprzedażowy lub odpowiedź, która jest prawie zawsze taka sama. Więc aby zacząć, można po prostu przygotować automatyczne odpowiedzi e-mail lub po prostu poświęcić 1 minutę, aby upewnić się, że e-mail, który piszesz jest przechowywany gdzieś szybko dostępne. Zmarnujesz mnóstwo czasu na przepisanie tych 3 zdań odpowiedzi, które ciągle się pojawiają lub po prostu umieszczenie na niej swojego podpisu. Oszczędzaj czas, przygotowując wszystko raz na zawsze. To może być kuszące, aby odłożyć to do następnego razu lub „kiedy będziesz miał czas, aby nad tym popracować”, ale w rzeczywistości nigdy tego nie zrobisz. Teraz albo nigdy.
Zapamiętaj swoje ulubione miejsca w Internecie.
Nie męczy Cię codzienne wpisywanie nazwy swojego banku w wyszukiwarkę lub wpisywanie jego adresu? Raz na zawsze utwórz swoje ulubione i udostępnij je za pomocą jednego kliknięcia. Inną dobrą praktyką jest zapisywanie wszystkich swoich haseł na komputerze, aby mieć do nich łatwy dostęp. W tym przypadku należy jednak uważać na bezpieczeństwo komputera lub upewnić się, że robisz to tylko dla kont, które nie są dla Ciebie naprawdę ważne i nie narażają Twojej firmy na ryzyko, jeśli kiedykolwiek zostaniesz zhakowany. Zaoszczędzisz znaczną ilość czasu każdego dnia, nie musząc szukać swojego hasła lub ponownie wpisywać loginu.
Skonfiguruj swoje alerty.
Kolejna rzecz, której nigdy nie robimy: ustawiamy nasze alerty zgodnie z ważnością każdego elementu. Nie musisz przywiązywać do wszystkiego takiej samej wagi. Jeśli nie chcesz, aby przeszkadzał Ci sygnał dźwiękowy, wyskakujące okienko lub nawet mała liczba, która pojawia się na smartfonie po otrzymaniu wiadomości e-mail, możesz teraz dostosować ją do swoich potrzeb. Możesz wyłączyć dzwonki określonej aplikacji, zachowując inny dla ważnej aplikacji.
Utwórz kilka kont.
Jeśli chcesz, aby przeszkadzały Ci tylko odpowiednie alerty, możesz łatwo utworzyć specjalne konta dla tego, co jest ważne, a co nie. Będziesz musiał poinformować osoby zaangażowane, ale z dobrym szablonem e-mail, to powinno iść stosunkowo szybko i będzie w stanie uzyskać klientów do dobrych nawyków, jak czas idzie dalej. Niektórzy mogą potrzebować trochę czasu, aby się w tym połapać, więc równie dobrze możesz zacząć już teraz, a nie zaczynać dzień przed urlopem.
Zautomatyzuj to, co może być zautomatyzowane.
Wiele zadań można obecnie zautomatyzować i nie muszą one wymagać Twojej obecności. Aby przygotować się na przyszłość, spisz wszystkie swoje działania i sprawdź, czy istnieją jakieś rozwiązania, które można wdrożyć, aby zaoszczędzić czas. Automatyczne odpowiedzi są często dobrym sposobem na uniknięcie spędzania życia na przepisywaniu tej samej rzeczy i otrzymywaniu jej ponownie. Nie krępuj się zrobić tego samego dla swoich pracowników, którzy mogą tracić dużo czasu na pewne powtarzające się zadania. Jeśli nie masz rozwiązania, aby zautomatyzować zadanie, niektórzy mogą znać narzędzia, które pozwolą Ci zaoszczędzić czas. Możesz po prostu zapytać swoich pracowników lub kolegów z pracy, jakich używają narzędzi oszczędzających czas.
Przejście do synchronizacji.
Obecnie większość narzędzi i aplikacji oferuje możliwość synchronizacji między sobą. Zamiast pisać to samo trzy razy w trzech różnych aplikacjach, może nadszedł czas, aby użyć tylko jednej. Poświęć więc kilka minut, aby dowiedzieć się, w jaki sposób Twój kalendarz w Outlooku może zostać zsynchronizowany z kalendarzem w Twoim smartfonie. To nie jest strata czasu. Z pewnością dotyczy to agendy, ale istnieje wiele innych obszarów, takich jak oferty, które mogą być automatycznie powiązane z fakturami, lub perspektywy z ofertami, aby wymienić tylko kilka z dziedziny handlu i zarządzania.
Pobierz przydatne aplikacje.
Ilu menedżerów wchodzi na strony internetowe za pomocą smartfona, zamiast poświęcić 5 minut na pobranie wszystkich przydatnych im aplikacji. Możesz na przykład wykorzystać czas dojazdu do pracy, aby się z nimi połączyć. Przestań marnować swój czas i poświęć wreszcie te kilka minut, abyś nie musiał i miał do nich dostęp za pomocą jednego kliknięcia. Aplikacje bankowe nie są dostępne na smartfonie, a mimo to 20 razy dziennie odwiedzasz je na komputerze? Nie trać więcej czasu i w końcu zrób ten mały akt, który pozwoli Ci zaoszczędzić czas. Jeśli nie wiesz, jak to zrobić, może czas się nauczyć (najlepiej) lub poprosić kogoś, by zrobił to za Ciebie.